Tämä on Suomen HCP Golf ryn henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 01.04.2020. Viimeisin muutos 05.05.2021.
1. Rekisterinpitäjä
Suomen HCP Golf ry, Borgmästarsinkatu 43, 10320 Karjaa
toimisto(at)suomenhcpgolf.fi
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Hannu Eronen, toimisto(at)suomenhcpgolf.fi
3. Rekisterin nimi
Yhdistyksen jäsenrekisteri sekä verkkopalvelun käyttäjärekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu (yhdistyksen jäsenyys).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito jäseniin, jäsenille tarkoitettujen tapahtumien järjestäminen jäsenen puolesta sekä jäsenen osallistumisoikeuden varmistaminen tiettyihin toimintarajoitteisille henkilöille suunnattuihin kilpailutapahtumiin.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, syntymäaika, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite) sekä tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot ja muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Lisäksi tallennamme tiedot henkilön toimintarajoitteisuuten vaikuttavasta vammasta, haitasta tai sairaudesta. Tämä tieto tarvitaan, jotta voimme varmistaa henkilön olevan oikeutettu ydistyksemme jäseneksi sekä henkilön osallistumisoikeuden tiettyihin toimintarajoitteisille suunnattuihin kilpailutapahtumiin.
Jäsentiedot poistetaan jäsenen irtisanottua jäsensuhteensa kirjallisesti. Palvelukohtaiset tiedot pyritään poistamaan pian tapahtuman jälkeen, kuitenkin vähintään 5 vuoden kuluessa tapahtuman loppumisesta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tapahtumakohtaisia tietoja voidaan luovuttaa tapahtumajärjestäjälle tarpeen mukaan (esim. majoitusvaraukset). Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
